a. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist. Ergänzend kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, sofern berechtigte Interessen des Ost-Ausschusses an der Organisation und Dokumentation der Veranstaltung bestehen.

b. Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Anmeldung zum Event dient ausschließlich der Organisation und Durchführung der Veranstaltung.

Im Rahmen von Veranstaltungen können Foto-, Ton- und Videoaufnahmen erstellt werden. Diese können zur Dokumentation der Veranstaltung sowie für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Ost-Ausschusses in Print- und Online-Medien verwendet werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt. Auf die Anfertigung von Foto-, Ton- und Videoaufnahmen werden die Teilnehmer vorab oder vor Ort hingewiesen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt von Art und Format der jeweiligen Veranstaltung (Präsenz-, Hybrid- oder Online-Veranstaltung) ab.

• Erstellung einer Teilnehmerliste (Vorname, Name, Position, Unternehmen)
• mögliche Weitergabe der Teilnehmerliste an die Mitorganisatoren (Vorname, Name, Position, Unternehmen)
• Drucken der Namensschilder vor Ort (Vorname, Name, Unternehmen)
• Sichtbarkeit Ihres Usernamens (ggf. Vorname, Name) während einer digitalen Konferenz/Sitzung: siehe Datenschutz, Sicherheit und Compliance von:
  Microsoft Teams-Datenschutz – IT-Sicherheit und Compliance
  Nutzungsbedingungen App Marketplace | Zoom

Verhaltensregeln für Teilnehmer:

• Wir bitten alle Teilnehmer um einen datenschutzkonformen und respektvollen Umgang mit den Daten anderer Teilnehmer.
• Unerlaubte Screenshots, Aufnahmen sowie Veröffentlichungen unserer Videokonferenzen ohne vorherige Absprache sind streng untersagt und können geahndet werden (§§201 und 201a StGB).

c. Dauer der Speicherung

Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, erfolgt die Löschung erst nach Ablauf dieser Fristen.

d. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten zu diesen Zwecken jederzeit vollständig oder in Teilen zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an kontakt@oa-ev.de senden oder auf unsere digitale Einladung mit „abmelden“ reagieren. Anschließend werden wir die Zusendung weiterer Informationen unverzüglich beenden und Ihre Daten werden gelöscht. In diesem Fall können wir unter Umständen Ihre Anfrage nicht mehr beantworten und Ihre Teilnahme an der Veranstaltung nicht mehr gewährleisten. Nach Erstellung bestimmter Veranstaltungsunterlagen (z. B. Teilnehmerverzeichnisse oder Programmhefte) ist eine Berücksichtigung von Widersprüchen unter Umständen nicht mehr möglich.